Czerwcowa konferencja dystryktalna kadencji 2019-20 odbyła się w październiku 2020 r., a organizacja tego wydarzenia przypominała lawirowanie na ostrzu noża… w płonącym budynku, gdy z pokoju obok dochodzi nas dźwięk tykającej bomby. Na szczęście komitet organizacyjny mógł liczyć na wspaniałą pomoc partnerów wydarzenia, Rotaractorów i Rotarian. Zapraszam do lektury tej quasi sensacyjnej powieści.
Wszystko zaczęło się w lipcu 2019 r., gdy ówczesna DRR, Maria Sobczyk, powierzyła opiekę nad Konferencją Dystryktalną klubowi RAC Warszawa. Od razu powstał plan otwartego pikniku ekologicznego na terenie Pałacu w Jabłonnie. Przygotowywaliśmy stoiska edukacyjne, gry, konkursy, a całe wydarzenie miało przybrać formę otwartego eko-festynu dla chętnych rodzin i aktywnej społecznie młodzieży. Na wydarzenie zarejestrowało się prawie 500 osób.
Nagle zaskoczyła nas pandemia. Czy byliśmy zdenerwowani? Chyba każdy zdaje sobie sprawę, że „zdenerwowani” nawet w połowie nie oddaje tego, co wtedy czuliśmy. Ale nie poddaliśmy się. Analizowaliśmy obostrzenia, możliwości i pozostałe opcje – i postawiliśmy na październikową konferencję z Galą Superbohaterów. Oto, co zastali nasi goście.
Konferencja odbyła się w przepięknym, XVIII-wiecznym Pałacu w Jabłonnie pod Warszawą gdzie mieliśmy do dyspozycji cały kompleks – pałac, hotel przypałacowy i ponad 40 hektarów parków. Podczas części szkoleniowo-konferencyjnej każdy klub miał szansę zaprezentować swoje projekty z kadencji 2019-20, a Zarząd przedstawił swoje sprawozdanie. W międzyczasie zorganizowaliśmy otwarty panel dyskusyjny, na którym poruszaliśmy tematy rotaractorsko-rotariańskie, takie jak materiały szkoleniowe na stronie rotary.org, organizacja europejskiego spotkania Rotaractów REM (które odbędzie się w Krakowie) czy proces przechodzenia z Rotaractu do Rotary.
Jesteśmy bardzo szczęśliwi, że na Gali Superbohaterów mogliśmy gościć aż tylu Rotarian z klubów warszawskich i ich przyjaciół – stanowili oni prawie połowę wszystkich gości. Dziękujemy za godną reprezentację klubom RC Warszawa Żoliborz, RC Warszawa Sobieski i RC Warszawa Józefów oraz Dustinowi z klubu Rotaract Hamburg! Danke!
Gala rozpoczęła się wręczeniem nagród w corocznym konkursie organizowanym przez Rotaract Polska. Gratulujemy tegorocznym nagrodzonym w kategoriach:
Najlepszy Klub Rotaract:
- I miejsce – RAC Warszawa
- II miejsce – Rotaract Bydgoszcz
- III miejsce – Rotaract Warszawa Victory
Najlepszy projekt:
- I miejsce – RAC Warszawa
- II miejsce – Rotaract Warszawa Victory
- III miejsce – Rotaract Club Wrocław
Najlepszy klub sponsorski:
- I miejsce – Rotary Club Warszawa Józefów
- II miejsce – Rotary Club Warszawa Konstancin
- III miejsce – Rotary Club Warszawa Fryderyk Chopin
Po wręczeniu nagród i podziękowań wysłuchaliśmy też wystąpień Gubernator Dystryktu 2019-20, Małgorzaty Wojtas oraz obecnej DRR, Tiny Czapiewskiej, które uczestniczyły w konferencji w trybie online. Część nieoficjalna upływała pod znakiem wspólnych, rotariańsko-rotaractorskich rozmów, integracji i wspomnień minionej kadencji. Ta konferencja była bardzo potrzebna. I nie chodzi o sprawy formalne czy utrzymanie kontaktu z przyjaciółmi z całej Polski – od dawna używamy do tego mediów społecznościowych. Ale w tak trudnych i abstrakcyjnych czasach trzeba stworzyć sobie choć namiastkę normalności, żeby naładować akumulatory, odszukać w sobie pokłady optymizmu i utrwalić się w przekonaniu, że działamy wspólnie – i gramy do jednej bramki.
Dla gości Gali przygotowaliśmy również niespodzianki dzięki uprzejmości naszych Partnerów i Sponsorów. Dziękujemy Finao Events za przygotowanie oświetlenia i oprawy muzycznej oraz za niesamowitego DJ-a; BATEAM Wytwórnia Zabawy za zorganizowanie kasyna i pełnej obsługi krupierskiej; Arthur Murray Dance Studio Warsaw za przygotowanie fantastycznego pokazu tanecznego i organizację zabawy tanecznej z nagrodami; Sklep Animatora PL za podarowanie wielu setek balonów do dekoracji pałacu; O Ciacho! za przygotowanie najlepszego tortu w historii wszystkich konferencji dystryktalnych. Poza tym każdy gość otrzymał ekologiczny prezent, w skład którego wchodziły bambusowa słomka wielorazowa i bambusowa szczoteczka do zębów – w końcu pierwotnie Konferencja miała być eko-piknikiem! Mam osobistą prośbę. Wejdźcie na profile Partnerów Gali i wystawcie im pozytywną ocenę, napiszcie miły komentarz. Poświęcili swój czas i udostępnili swoją wiedzę, dzięki czemu mogliśmy zorganizować wspaniałą konferencję. Zadbajmy o firmy, które pomagają nam realizować nasze projekty.
Chcieliśmy również bardzo podziękować Partnerowi Finansowemu, niezastąpionemu klubowi RC Warszawa Józefów oraz Partnerowi Głównemu wydarzenia – Pałacowi w Jabłonnie, który nie tylko przewyższył oczekiwania nawet najbardziej wymagających gości swoimi standardami, gościnnością i wyjątkową kuchnią, ale i wspierał nas przy całym procesie przygotowania wydarzenia i pomógł nam zorganizować wspaniałą i bezpieczną konferencję. (Już) Past DRR, Marysia Sobczyk, podsumowała ją słowami: „To nie była konferencja dystryktalna. To była konferencja odpowiedzialności”. I udało nam się.
Ta konferencja nauczyła nas – organizatorów, Rotaractorów, przyszłych (i obecnych!) Rotarian – bardzo wiele. Nie tylko o organizacji uroczystości w czasach pandemii – mamy szczerą nadzieję, że ta umiejętność szybko odejdzie do lamusa – ale i o zarządzaniu kryzysowym, o zdolności dostosowywania się do różnych sytuacji, o ludziach – Rotarianach, Rotaractorach i osobach spoza RI – oraz o tym, że Rotaractorzy potrafią robić rzeczy wielkie… Chociaż w Polsce wiedzieliśmy już o tym od ponad 25 lat.
Rafał Tondera, RAC Warszawa / RC Warszawa Józefów
Fot. z arch. RAC Warszawa
